OBSŁUGI MEDIALNEJ MINISTERSTWA GOSPODARKI MORSKIEJ I ŻEGLUGI ŚRÓDLĄODWEJ
Zapytanie ofertowe
USŁUGA OBSŁUGI MEDIALNEJ MINISTERSTWA GOSPODARKI MORSKIEJ I ŻEGLUGI ŚRÓDLĄDOWEJ
W ramach procedury rozeznania rynku Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej
(dalej – „MGMiŻŚ”) zaprasza do składania ofertna usługę dotyczącą obsługi medialnej ministerstwa.
Przedmiot zlecenia
I. Przedmiotem rozeznania rynku jest usługa obsługi medialnej rozumianej jako:
1. Przygotowanie relacji zdjęciowej i przekazanie jej zamawiającemu w formie plików o rozszerzeniu jpg.
w jakości nie mniejszej niż 300 dpi z odbywających się wydarzeń w poniższych wariantach:
a. przygotowanie relacji zdjęciowej w liczbie przynajmniej 50 zdjęć po obróbce graficznej w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy z wydarzenia trwającego nie więcej niż 4 h
b. przygotowanie relacji zdjęciowej w liczbie przynajmniej 50 zdjęć po obróbce graficznej w odległości do 150 km od Warszawy z wydarzenia trwającego nie więcej niż 4 h
c. przygotowanie relacja zdjęciowej w liczbie przynajmniej 50 zdjęć po obróbce graficznej w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski z wydarzenia trwającego nie więcej niż 4 h
d. przygotowanie relacji zdjęciowej w liczbie przynajmniej 100 zdjęć po obróbce graficznej w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy z wydarzenia trwającego nie więcej niż 8 h
e. przygotowanie relacji zdjęciowej w liczbie przynajmniej 100 zdjęć po obróbce graficznej w odległości do 150 km od Warszawy z wydarzenia trwającego nie więcej niż 8 h
f. przygotowanie relacja zdjęciowej w liczbie przynajmniej 100 zdjęć po obróbce graficznej w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski z wydarzenia trwającego nie więcej niż 8 h
g. przygotowanie relacji zdjęciowej w liczbie przynajmniej 150 zdjęć po obróbce graficznej w Warszawie oraz do 50km od Warszawy z wydarzenia trwającego nie więcej niż 12 h
h. przygotowanie relacji zdjęciowej w liczbie przynajmniej 150 zdjęć po obróbce graficznej w odległości do 150 km od Warszawy z wydarzenia trwającego nie więcej niż 12 h
i. przygotowanie relacja zdjęciowej w liczbie przynajmniej 150 zdjęć po obróbce graficznej w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski z wydarzenia trwającego nie więcej niż 12 h
j. przygotowanie relacji zdjęciowej w liczbie przynajmniej 250 zdjęć po obróbce graficznej w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy z wydarzenia trwającego nie więcej niż 2 dni
k. przygotowanie relacji zdjęciowej w liczbie przynajmniej 250 zdjęć po obróbce graficznej w odległości do 150 km od Warszawy z wydarzenia trwającego nie więcej niż 2 dni
l. przygotowanie relacja zdjęciowej w liczbie przynajmniej 250 zdjęć po obróbce graficznej
w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski z wydarzenia trwającego nie więcej niż 2 dni
2. Produkcja i montaż relacji wideo w jakości Full HD z odbywających się wydarzeń w poniższych wariantach:
a. przygotowanie relacji wideo o czasie 30 – 60 sekund z wydarzenia w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 4 h
b. przygotowanie relacji wideo o czasie 30 – 60 sekund z wydarzenia w odległości do 150 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 4 h
c. przygotowanie relacji wideo o czasie 30 - 60 sekund z wydarzenia w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż 4 h
d. przygotowanie relacji wideo o czasie 60 - 90 sekund z wydarzenia w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 8 h
e. przygotowanie relacji wideo o czasie 60 - 90 sekund z wydarzenia w odległości do 150 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 8 h
f. przygotowanie relacji wideo o czasie 60 - 90 sekund z wydarzenia w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż 8 h
g. przygotowanie relacji wideo o czasie 90 - 120 sekund z wydarzenia w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 12 h
h. przygotowanie relacji wideo o czasie 90 - 120 sekund z wydarzenia w odległości do 150 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 12 h
i. przygotowanie relacji wideo o czasie 90 - 120 sekund z wydarzenia w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż 12 h
j. przygotowanie relacji wideo o czasie 2 – 7 minut z wydarzenia w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 2 dni
k. przygotowanie relacji wideo o czasie 2 - 7 minut z wydarzenia w odległości do 150 km od Warszawy
i trwającego nie więcej niż 2 dni
l. przygotowanie relacji wideo o czasie 2 - 7 minut z wydarzenia w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż 2 dni
3. Dron: zapewnienie sprzętu, nakręcenie oraz przygotowanie materiału filmowego przy użyciu drona
z odbywających się wydarzeń w poniższych wariantach:
a. z wydarzenia w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 4 h
b. z wydarzenia w odległości do 150 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 4 h
c. z wydarzenia w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż 4 h
d. z wydarzenia w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 8 h
e. z wydarzenia w odległości do 150 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 8 h
f. z wydarzenia w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż 8 h
g. z wydarzenia w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 12 h
h. z wydarzenia w odległości do 150 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 12 h
i. z wydarzenia w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż 12 h
j. z wydarzenia w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 2 dni
k. z wydarzenia w odległości do 150 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 2 dni
l. z wydarzenia w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż
2 dni
4. Zapewnienie profesjonalnego nagłośnienia, mikrofonów oraz urządzenia do dystrybucji audio
z systemu konferencyjnego z odbywających się wydarzeń w poniższych wariantach:
a. w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 4 h
b. w odległości do 150 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 4 h
c. w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż 4 h
d. w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 8 h
e. w odległości do 150 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 8 h
f. w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż 8 h
g. w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 12 h
h. w odległości do 150 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 12 h
i. w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż 12 h
j. w Warszawie oraz do 50 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 2 dni
k. w odległości do 150 km od Warszawy i trwającego nie więcej niż 2 dni
l. w odległości ponad 150 km od Warszawy na terenie Polski i trwającego nie więcej niż 2 dni
5. Promocja postów w mediach społecznościowych:
a. przez okres 1 dnia
b. przez okres 2 - 3 dni
c. przez okres 3 -7 dni
d. przez okres 7 – 14 dni
6. Zaprojektowanie grafiki według wytycznych i potrzeb zamawiającego.
7. Zaprojektowanie ulotki, zaproszenia lub plakatu według wytycznych i potrzeb zamawiającego.
8. Przygotowanie prezentacji multimedialnej według wytycznych i potrzeb zamawiającego.
9. Dopłata za usługę express (realizacja zamówienia w terminie krótszym niż przewidziany w pkt II .1.):
a. do usługi w punkcie 1
b. do usługi w punkcie 2
c. do usługi w punkcie 3
d. do usługi w punkcie 4
e. do usługi w punkcie 5
f. do usługi w punkcie 6
g. do usługi w punkcie 7
h. do usługi w punkcie 8
II. Dodatkowe warunki realizacji usługi obsługi medialnej:
1. Zamawiający poinformuje wykonawcę o potrzebie wykonania usługi w terminie:
a. w Warszawie i do 50 km od Warszawy – nie później niż na 24 h przed wydarzeniem
b. w odległości do 150 km od Warszawy – nie później niż 48 h przed wydarzeniem
c. w odległości powyżej 150 km od Warszawy – nie później niż 72 h przed wydarzeniem
d. wydarzenie trwające dłużej niż jeden dzień kalendarzowy – nie później niż 96 h przed wydarzeniem
e. dla punktów 5, 6, 7, 8, nie później niż 72 h przed wydarzeniem.
2. Wszystkie przeprowadzone czynności przed ich realizacją muszą zostać skonsultowane
i zaakceptowane przez Zleceniodawcę
Termin i forma złożenia oferty
Oferty cenowe (brutto) wraz z wypełnionym i podpisanym Formularzem Ofertowym (w załączeniu) oraz opcjonalnie dokumentami potwierdzającymi doświadczenie w realizacji podobnych usług należy przesłać drogą elektroniczną na adres mailowy: media@mgm.gov.pldo dnia 17 stycznia (czwartek) 2019 r. do godziny 12:00.
Termin realizacji usługi
luty – grudzień 2019
Sposób płatności
Realizacja zamówienia nastąpi od dnia zawarcia umowy z wybranym Wykonawcą. Płatność odbywać się będzie co miesiąc na podstawie faktycznie zrealizowanych usług po cenach wskazanych w ofercie wykonawcy. Z wykonawcą każdorazowo zostanie sporządzony comiesięczny protokół, który będzie podstawą wystawienia faktury za poprzedni miesiąc. Faktura będzie opłacona w ciągu 14 dni kalendarzowych.
Ocena Oferty
Sposób wyboru oferty (kryteria oceny)
Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny:
1. Cena- 90 % (oceniana w skali punktowej od 1-90)
Sposób obliczania kryterium cena:
Cena oferty najtańszej
---------------------------------- x 90 = ilość punktów
Cena oferty badanej
2. Doświadczenie– 10 % (oceniana w skali 1 do 10)
Punkty będą przyznane w kryterium „doświadczenie” w przypadku posiadania przez wykonawcę doświadczenia w realizacji podobnej usługi której wartość wynosiła
co najmniej 50 tys. zł brutto, a czas trwania usługi był nie krótszy niż 6 miesięcy
2 pkt – jeśli wykonawca co najmniej raz świadczył podobną usługę;
4 pkt – jeśli wykonawca co najmniej 2 razy świadczył podobną usługę;
6 pkt – jeśli wykonawca co najmniej 3 razy świadczył podobną usługę;
8 pkt - jeśli wykonawca co najmniej 4 razy świadczył podobną usługę;
10 pkt - jeśli wykonawca co najmniej 5 razy świadczył podobną usługę;
Po ocenie wszystkich nieodrzuconych ofert Zamawiającypoinformuje drogą elektroniczną (mailową) wybranego Wykonawcę o wyborze jego oferty.
Warunki udziału Wykonawców
· Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności, posiada wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania usługi a także znajduje się w sytuacji ekonomicznej
i finansowej pozwalającej na realizację zamówienia.
· Wykonawca oświadcza że dołączy do oferty wypełniony formularz zgłoszeniowy oraz opcjonalnie dokumenty potwierdzające posiadane doświadczenie w realizacji podobnych usług.
Uwagi końcowe
Jednocześnie MGMiŻŚ informuje, że:
1. Zastrzega sobie prawo negocjacji szczegółowych warunków zamówienia po wyborze Wykonawcy.
2. Zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
3. Zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
4. Zastrzega sobie prawo do odrzucenia ofert złożonych po wyznaczonym terminie.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Niezależnie od wyniku postępowania, Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. Zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w Ministerstwie.
7. Wymaga wystawienia faktury z 14-dniowym terminem płatności, wysłanej na adres siedziby głównej Ministerstwa Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej: ul. Nowy Świat 6/12, 00-400 Warszawa, NIP: 7010527244.
8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
9. Całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie
do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
KLAUZULA INFORMACYJNA RODO
Informacja w zakresie przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), informuję, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych uzyskanych w toku przeprowadzenia niniejszej procedury rozeznania rynku jest Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z siedzibą
w Warszawie, przy ul. Nowy Świat 6/12, zwany dalej „Administratorem danych”;
2) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu wyboru oferty, a następnie zawarcia
i realizacji umowy w sprawie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia;
3) przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest niezbędne do: - wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.), - wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust.
1 lit e rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.);
4) Administrator przewiduje możliwość powierzenia przetwarzania danych innemu podmiotowi:
- w zakresie rejestracji korespondencji (system eDok): Centralny Ośrodek Informatyki, ul. Suwak 3, Warszawa, - w zakresie przetwarzania danych osobowych w systemie finansowo-księgowym:
QNT Systemy Informatyczne sp. z o. o., ul. Knurowska 19, 41-800 Zabrze;
5) podanie danych jest dobrowolne jednakże w przypadku oferentów, którzy są osobami fizycznymi podanie danych jest konieczne do wzięcia udziału w niniejszej procedurze rozeznania rynku,
a następnie zawarcia umowy z wybranym wykonawcą;
6) posiada Pani/Pan prawo do: · żądania dostępu do treści swoich danych osobowych,
ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, · wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją,
· wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
7) Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu;
8) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217, z późn. zm.);
9) dane kontaktowe Inspektora ochrony danych w Ministerstwie Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej: Inspektor ochrony danych, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej,
ul. Nowy Świat 6/12, 00-400 Warszawa, adres e-mail: IOD@mgm.gov.pl